Một trong những công việc quan trọng không kém sau khi bạn thực hiện các phép toán cộng, trừ, nhân, chia… trong Excel đó là việc thống kê lại các dữ liệu cần tính toán, hay nói một cách dễ hiểu hơn đó là việc đếm các ô có dữ liệu có giá trị trong Excel. Vậy bạn đã biết cách đếm ô có dữ liệu trong Excel như thế nào và sử dụng các hàm gì để đếm hay không, chúng ta cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé.
Để đếm được các ô có dữ liệu trong Excel bạn có thể sử dụng một số hàm phổ biến dưới đây: Hàm đếm dữ liệu Count, hàm đếm dữ liệu Counta, hàm đếm dữ liệu Countblank, hàm đếm dữ liệu Countif và hàm đếm dữ liệu Count.
Mục Lục
Hàm đếm ô có dữ liệu trong excel COUNT
Để đếm số ô có chứa giá trị là số người ta sẽ sử dụng hàm đếm dữ liệu Count. Thực hiện việc đếm dữ liệu Count các bạn hãy sử dụng đúng cú pháp dưới đây: Count(value1, value2,…). Trong đó: value1, value2 là các tham chiếu ô hoặc là các dãy muốn đếm các ô là giá trị số.
Khi sử dụng hàm đếm dữ liệu Count bạn cần lưu ý một số điều sau: Hàm Count không thể đếm được các ô không thuộc dữ liệu dữ liệu số chính vì vậy muốn đếm dữ liệu Count thì bạn phải sử dụng các giá trị số, các chữ thể hiện số hoặc là ngày tháng.
Ngoài ra, bạn hãy đặc biệt chú ý là trong Excel có những dữ liệu là khoảng trống mà đôi khi bạn không nhìn thấy được, do đó để đảm bảo độ chính xác bạn nhớ đếm cả những khoảng trống đó.
Hàm đếm ô có dữ liệu trong excel COUNTA
Nếu bạn không chỉ muốn đếm các ô chứa giá trị số mà muốn đếm tất cả các ô có dữ liệu trong Excel thì bạn nên sử dụng hàm đếm dữ liệu Counta vi hàm Counta có nhiệm vụ đếm số ô dữ liệu không rỗng. Để đếm được dữ liệu bằng hàm Count bạn hãy sử dụng cú pháp dưới đây: =Counta(value1, value2,…). Trong đó: value1, value2, … là các dãy muốn đếm xem có chứa dữ liệu hay không hoặc là các tham chiếu ô.
Khi sử dụng hàm Counta bạn chỉ cần đảm bảo đủ các dữ liệu trông ô vì hàm Counta không hề kén chọn giữa dữ liệu kí tự hay dữ liệu số đâu nhé. Ngoài ra nếu bạn muốn đếm số ô không rỗng trong 1 phạm vi hoặc nhiều phạm vi khác nhau thì cũng có thể dùng hàm Counta.
Hàm đếm ô có dữ liệu trong excel COUNTBLANK
Hàm đếm dữ liệu Countblank được coi như là bản đối nghịch của hàm đếm dữ liệu Counta vì hàm Countblank chỉ đếm các ô chứa dữ liệu rỗng trong Excel, còn ô có dữ liệu thì hàm Countblank sẽ bỏ qua. Với vai trò này nên cú pháp của hàm Countblank trong Excel cũng vô cùng đơn giản: =Countblank(range), trong đó range là vùng dữ liệu hay tham chiếu muốn đếm số ô rỗng.
Lưu ý là hàm Countblank có một điểm tương đồng với hàm Counta đó là nó cũng không kén chọn dữ liệu số hay kí tự, tuy nhiên nó sẽ quan tâm các tham số được tham chiếu tới có phải là giá trị rỗng thay vì quan tâm đến các ô có dữ liệu như trong hàm Counta.
Hàm đếm ô có dữ liệu trong excel COUNTIF
Trong các hàm dùng để đếm ô có dữ liệu trong Excel thì hàm Countif có lẽ là hàm “khó tính nhất” vì nó chỉ đếm các ô dữ liệu với 1 điều kiện cho trước. Do đó, cú pháp của hàm Countif cũng phức tạp hơn: Countif(range, criteria). Trong đó:
- Range được biết đến là phạm vi vùng dữ liệu muốn đếm.
- Criteria chính là điều kiện cần xét cho mảng dữ liệu range để đếm.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm đếm dữ liệu Countif:
- Phạm vi của hàm Countif rộng hơn rất nhiều so với hàm Count. Ngoài ra, hàm Countif cũng giống như hàm Counta và hàm Countblank là không phân biệt kiểu kí tự hay là kiểu dữ liệu, nó sẽ đếm miễn là dữ liệu đó phù hợp với điều kiện cho trước giá trị đó.
- Nếu không có giá trị nào phù hợp với điều kiện đã cho thì đồng nghĩa với việc hàm Countif sẽ trả kết quả về giá trị 0.
Như vậy, nhờ sử dụng các hàm tính toán đã được xây dựng sẵn mà việc xử lý dữ liệu trên Excel trở nên dễ dàng và đơn giản nhất. Chỉ cần bạn hiểu được các thông số cũng như cấu trúc các hàm thì bạn đã có thể sử dụng một cách dễ dàng nhất. Từ đó thao tác đếm ô có dữ liệu trong Excel trở nên nhanh chóng nhất.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng các hàm đếm khác nhau. Vì có rất nhiều hàm giúp bạn có thể đếm ô có dữ liệu trong Excel. Trong đó phải kể đến các hàm như đếm các ô chứa số sẽ sử dụng hàm Count, đếm các ô chứa dữ liệu sẽ sử dụng hàm Counta, đếm các ô có dữ liệu trống sẽ sử dụng hàm Countblank, đếm các ô dữ liệu có điều kiện sẽ sử dụng hàm Countif và đếm những ô chứa nhiều dữ liệu có điều kiện thì sử dụng hàm Countifs,…
Hàm đếm ô có dữ liệu trong excel COUNTIFS
Nghe qua thì đôi khi các bạn không phải là dân lành nghề sẽ nhầm tưởng hàm này với hàm đếm dữ liệu số Countif ở phía trên, nhưng hàm Count này có ý nghĩa và cú pháp thực hiện hoàn toàn khác nhé.
Hàm đếm dữ liệu Count có nhiệm vụ đếm số ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện cho trước. Cú pháp thực hiện hàm Count là: Countifs(criteria_range1, criteria1, criteria_range2, criteria2,…). Trong đó:
- Criteria_range1, criteria_range2, … là vùng dữ liệu chứa dữ liệu cần đếm tương ứng với criteria1, criteria2…
- Criteria1, criteria2, … là điều kiện đếm tương ứng với các vùng dữ liệu criteria_range1, criteria_range2,…
Qua bài viết trên đây chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn các hàm đếm ô có dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng và chính xác, cũng như các cú pháp để thực hiện việc đếm dữ liệu. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích nhiều cho các bạn. Đừng quên theo dõi chúng tôi để có nhiều thông tin bổ ích hơn bạn nhé. Chúc bạn thành công.